De kwaliteitsborger wordt ingeschakeld om de vergunning te verkrijgen. De opdrachtgever kan een borger contracteren, of dat door de uitvoerder of aannemer laten doen. Voor de daadwerkelijke aanvang van de bouw moet de kwaliteitsborger bij de gemeente bekend zijn, maar eerder is raadzaam.
De kwaliteitsborger werkt met een wettelijk toegelaten instrument.Om de onafhankelijkheid van de kwaliteitsborger te regelen, zijn eisen vastgelegd. Zowel in de wet als bij de instrumenten. De instrumentaanbieder verleent de kwaliteitsborger het recht het instrument te gebruiken en houdt toezicht op het werk van de kwaliteitsborger. Dat kan door certificering, maar het hoeft niet. De kwaliteitsborger dient te worden opgenomen in een openbaar register.